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L’ingénierie documentaire en mouvement : multi-canal et probatoire

vendredi 6 octobre 2006, par Gilles Saulière

La jeune ingénierie éditique a subi
d’importantes évolutions en quelques
années, son champ d’application s’est
sans cesse et considérablement élargi, pour
devenir une véritable ingénierie documentaire,
voire une ingénierie du contenu, s’extrayant ainsi
de son étroite mission d’origine.

Les progrès technologiques constants sur les outils
de base d’un côté et de
l’autre côté, l’apparition et
la généralisation foudroyante
d’Internet, la révolution juridique qui en a
suivi, ont aspiré l’ingénierie
documentaire, pour imposer une mission globale de prise en compte des
nouvelles formes induites de document en vue de leur production, de
leur diffusion, de leur gestion et de leur archivage.

L’ingénierie documentaire
accède donc à la problématique
complexe de la gestion du patrimoine informationnel et documentaire de
l’entreprise (ou du service public).

Ce faisant, elle impacte fortement les organisations humaines
de ces entités et doit se préoccuper de la
nécessaire conduite du changement qui en résulte.

L’ingénierie documentaire face au multi-canal

L’apparition d’Internet et son appropriation radicale en
quelques années par l’ensemble des acteurs
économiques ont modifié en profondeur l’espace et
les modes de communication. Des parts toujours plus nombreuses et
importantes des grandes fonctions de l’entreprise ou du service public
ont été déportées dans la
sphère immatérielle et ces fonctions se
sont adaptées, plus ou moins bien, aux nouvelles
possibilités et contraintes de ce nouveau monde.

L’explosion des supports d’information
entre l’opposition traditionnelle écrit / oral, a
provoqué l’apparition corrélative de
nouveaux canaux de diffusion de l’information, comme entre
lces 2 extrêmes, un spectre complet de nouveaux vecteurs,
déclinables à l’infini s’était
soudainement ouvert : Web, e-mail, mais aussi, forums, SMS, <a
href="http://fr.wikipedia.org/wiki/Voix_sur_IP" target="_blank">VoIP,
IRC,
href="http://fr.wikipedia.org/wiki/Chat_%28informatique%29">Chat,
Blogs,
Wikis,
fils
RSS
, href="http://fr.wikipedia.org/wiki/R%E9seau_social">réseaux
sociaux
... 

Les notions de document, de courriers, simples à
appréhender, atachées jusque là
à l’écrit sur papier, à l’enveloppe,
à La Poste, se sont littéralement
désintégrées, pour renaître
sous des formes multiples et beaucoup moins évidentes
à manipuler et organiser.

  • L’ingénierie documentaire a donc
    dû commencer à s’adapter à
    ces nouveaux canaux, les applications, aujourd’hui, savent produire la
    syntaxe requise d’un document "classique" (de type lettre, facture, bon
    de commande etc.,) en fonction des canaux de diffusion choisis, papier
    ou électronique.
  • Mais, lorsque l’on sort de cette modalié, simple
    transposition des usages du monde du papier au monde mixte papier /
    électronique, les problèmes se posent. Comment
    traiter une discussion sur IRC (le fameux "Chat" de type MSN,
    qu’utilisent nos enfants tous les soirs... mais en version
    professionnelle) ? Comment traiter une conversation en VoIP
    (téléphonie via internet) enregistrée
     ? Ou une information envoyée par SMS ? Comment traiter un
    wiki ?

La gestion, l’organisation, l’archivage de ces nouveaux
documents à la frontière floue pose un fameux
problème ! Et non seulement, elle pose un
problème, mais en plus, ce problème est loin
d’être encore identifié, posant ainsi un premier
et sérieux obstacle au travail de résolution.

L’ingénierie documentaire face au probatoire

Dans le même temps, depuis le 13 mars 2000,
voilà que le législateur a permis avec la
légalisation de la signature électronique,
d’immatérialiser des documents originaux à
portée juridique importante, portant engagement du
signataire. Une problématique de plus à
résoudre : le transport et la conservation de la valeur
juridique attachée au document. Derniers exemples en date :
le relevé de compte bancaire, le bulletin de paie.

Pendant ce temps, chaque minute qui passe, les IRC
fonctionnent à plein régime, les wikis
fleurissent, les SMS grésillent de toute part, les contenus
s’envolent, portés par cette vague de nouveaux supports,
sous l’oeil incrédule d’au moins trois catégories
de personnages, garants de notre bonne organisation, de la
pérennité de notre partimoine informationnel, de
notre sécurité juridique, le
législateur et les professionnels du Droit, les
responsables de l’organisation, les DSI.

L’ingénierie documentaire en mouvement

Incrédules ? Pas tant que cela en fait. Le
législateur et l’Etat veillent et publient
régulièrement lois et réglementations,
les juristes travaillent, étudient, expérimentent
(cf. les <a
href="http://gillessauliere.blog.lemonde.fr/gillessauliere/2006/05/larchivage_prob.html"
rel="me">travaux de l’ADIJ par exemple, dont j’ai
déjà parlé sur ces colonnes), les
professionnels de l’ingénierie éditique et
documentaire avancent, se réunissent, comme
c’était le cas ces trois jours derniers, à
l’occasion du href="http://www.forum-geide.com">13ème Forum de
la GEIDE
, placé justement cette année
sous le thème du document numérique, avec comme
baseline, « le document dans tous ses
états ...numériques ».

Et les Conseils ? Existent-il ? Oui ...et
ils conseillent. Ce n’est pas parce que je fais partie de
cette dernière catégorie (au sein du cabinet <a
href="http://imaterialis.com" rel="me" target="_blank">Imaterialis)
que je la mettrai en avant, mais il faut bien remarquer que dans un
contexte aussi complexe et multi-évolutif, le recours
à un Conseil spécialisé sur ces
problématiques est d’un secours précieux, tant
pour les entreprises que pour les services publics, lorsqu’il s’agit de
s’attaquer au chantier de mutation documentaire.


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